Zum Hauptinhalt springen

Templates

Templates in CertHub dienen als Platzhalter für echte Dokumente. Auf Basis eines Templates können verschiedene Formular-Dokumente erstellt werden.

Templates ermöglichen:

✅ Platzhalter für Dokumente zu erstellen
✅ Diese Platzhalter mit Daten aus referenzierten CertHub Objekten zu befüllen
✅ Den Referenz Kontext dynamisch zu ändern, um Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten zu erzeugen
✅ Eine Vorschau des Templates mit konkreten Inhalten eines Domain Objects anzuzeigen
✅ Templates und daraus generierte Dokumente zu versionieren und Änderungen über Revisionen nachzuverfolgen

Zugriff auf das Template-Modul​

Das Template-Modul befindet sich in der Sidebar unter Documents → Templates.

Template Overview

Templates erstellen​

Creating a Template

Beim Erstellen eines neuen Formular-Templates sind folgende Angaben erforderlich:

  • Ein Titel (Pflichtfeld)
  • Ein Filter Tag (optional)

Was ist ein Filter Tag?​

  • Ein Filter Tag dient der Gruppierung von Templates
  • Mehrere Templates können denselben Filter Tag nutzen
  • Templates mit identischem Filter Tag erzeugen Dokumente mit derselben Gruppen ID

Standardverhalten:
Standardmäßig ist das Setzen eines Filter Tags erforderlich. Wenn keine Gruppierung nötig ist, kann darauf verzichtet werden.

tipp

Über das „Plus“-Symbol kann ein neuer Filter Tag erstellt werden.
Er erscheint direkt in der Dropdown-Auswahl.

Bearbeiten des Filter Tags​

Nach dem Erstellen eines Templates kann der Filter Tag jederzeit über „Edit Template“ (oben rechts) angepasst, hinzugefügt oder entfernt werden.

Creating a Template

info

Weitere Informationen zur QM Liste findest du unter: QM Listen

Templates verwalten​

  • Anzeigen: Alle Templates werden tabellarisch gelistet
  • Auswählen: Templates können einzeln ausgewählt oder abgewählt werden (2)
  • Löschen: Ausgewählte Templates können gelöscht werden (4)
  • Exportieren: Ausgewählte Templates können exportiert werden (5) – der Download startet automatisch
  • Importieren: Zuvor exportierte Templates können wieder importiert werden
  • Filtern: Mit der Filterfunktion (3) können Templates nach Name durchsucht werden
  • Neues Template: Über den Button „Create Template“ kann ein neues Template erstellt werden

Platzhalter-Funktion​

Templates fungieren als Platzhalter für Formular-Dokumente.
Der verwendete Referenz Kontext bestimmt, welche Inhalte bei der Erstellung eines Dokuments angezeigt werden.

Mögliche Dokumenttypen je nach Kontext:

  • SOPs (Standardarbeitsanweisungen)
  • Arbeitsanweisungen
  • Formulare
  • Produktbezogene Dokumente

Concrete Template

Im Text Editor können Referenzen eingefügt werden, um Inhalte dynamisch zu laden – abhängig vom gewählten Kontext.

  • Wird der Referenz Kontext geändert, passen sich die Inhalte automatisch an
  • So können flexible Templates für verschiedene Kontexte erstellt werden

Details zu Referenztypen und deren Einbindung: Text Editor

Anzeigeoptionen im Editor​

Im Editor stehen zwei Ansichtsoptionen zur Verfügung:

  1. LINK-Ansicht

    • Zeigt Referenzpfade statt Inhalte
    • Beispiel:
      • Sterilisator 20A / Name
      • Sterilisator 20A / Risikoklasse
    • Hilfreich für das Überprüfen von Referenzpfaden
    • Unterstützt beim Debugging

  2. CONTENT-Ansicht

    • Zeigt die aufgelösten Inhalte aus den Referenzen
    • Beispiel:
      • statt Sterilisator 20A / Name → „Sterilisator 20A“
      • statt Sterilisator 20A / Risikoklasse → „Klasse IIb“

Vorschaumodus ändern​

Der Vorschaumodus lässt sich in den Abstract Reference Settings (⚙️ Symbol neben dem Editor) anpassen.
Der Inhalt passt sich entsprechend dem gewählten Kontext an.

Template-Versionierung​

Das Revision-System ermöglicht vollständige Versionierung von Formular-Templates und Dokumenten.
Es unterstützt die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und erfüllt Anforderungen für Audits.

Revisions

Revisionsverlauf verstehen​

Jedes Template speichert eine vollständige Revision-Historie.
Beim Erstellen einer neuen Revision wird der aktuelle Stand inklusive Metadaten dokumentiert.

Eine Revision enthält:

  • Eine eindeutige Revisionsnummer
  • Eine Commit-Nachricht zur Beschreibung der Änderung
  • Den Inhalt zum jeweiligen Zeitpunkt

Neue Revision erstellen​

So wird eine neue Revision erstellt:

  • Auf „Create New Revision“ im Dokument klicken
  • Eine Commit-Nachricht im Dialogfenster eingeben
  • Mit „Create New Revision“ bestätigen

Das System übernimmt:

  • Erhöhung der Revisionsnummer
  • Speicherung der Nachricht
  • Archivierung des aktuellen Stands
  • Markierung als „latest“ Version
tipp

Weitere Informationen zur Versionierung und zur Arbeit mit historischen Versionen:
Text Editor und

Verwendung von Templates​

Dokumente lassen sich aus Templates generieren – je nach gewähltem Referenz Kontext.

Neues Dokument erstellen​

  1. Auf „Create New Document“ klicken
  2. Einen Referenz Kontext auswählen
  3. Das Dokument wird auf Basis dieses Kontexts erstellt
  4. Alle Referenzen im Template werden entsprechend aufgelöst

Once you create a document from a template, the template will now be in a locked state. You cannot make any more changes to that template any more.

Beispiel​

  • statt Sterilisator 20A / Name → „Sterilisator 20A“
  • statt Sterilisator 20A / Risikoklasse → „Klasse IIb“

Mehrere Dokumente generieren​

  • Es können mehrere Dokumente aus demselben Template erstellt werden
  • Dabei kann derselbe oder ein anderer Kontext verwendet werden
  • Referenzen im Dokument selbst sind nach dem Erstellen nicht mehr änderbar, der Kontext schon

Umgang mit nicht aufgelösten Referenzen​

Wenn eine Referenz nicht aufgelöst werden kann, erscheint eine Warnung.

Unresolved Reference

tipp

Die Vorschau im Editor hilft dabei, fehlende oder fehlerhafte Referenzen frühzeitig zu erkennen.

Templates bearbeiten​

Weitere Informationen zur Arbeit im Editor finden sich unter:
Text Editor