Freigabe

Einführung

Der Freigabeprozess in CertHub ist ein strukturierter Ablauf, der kontrollierte Änderungen an Objekten ermöglicht. Er stellt sicher, dass Änderungen ordnungsgemäß geprüft und genehmigt werden, bevor sie aktiv werden. Dieser Prozess bietet eine wichtige Governance-Ebene – insbesondere bei regulatorischen Dokumenten und anderen kritischen Inhalten innerhalb der Organisation.

Die Freigabe-Workflows ermöglichen es mehreren Beteiligten, vorgeschlagene Änderungen zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. So wird sichergestellt, dass Änderungen einem konsistenten, nachvollziehbaren Ablauf folgen, bevor sie veröffentlicht werden. Dies schafft eine verlässliche Verantwortungskette und erhält die Integrität des Dokumentationssystems.

Der Freigabeprozess funktioniert wie ein digitales Pendant zu regulatorischen Genehmigungs-Workflows. Er ermöglicht nicht nur das Aktualisieren von Objekten, sondern auch das endgültige Sperren von Dokumenten, sodass weitere Änderungen nur durch einen neuen Freigabeprozess möglich sind – besonders wichtig für die Compliance in regulierten Branchen.

Wann der Freigabeprozess eingesetzt wird

Der Freigabeprozess ist vorgesehen für Situationen, in denen:

• Änderungen an Dokumenten eine formale Prüfung erfordern (z. B. SOPs, Templates, Dokumente)
• Mehrere Personen Änderungen verifizieren müssen, bevor sie aktiv werden
• Regulatorische Vorgaben dokumentierte Prüfprozesse verlangen
• Eine eindeutige Historie darüber erforderlich ist, wer wann was genehmigt hat
• Änderungen potenziell weitreichende Auswirkungen haben
• Ein Dokument formal gesperrt werden soll, um unautorisierte Änderungen zu vermeiden

Ablauf des Freigabeprozesses

Der Prozess folgt einer festen Reihenfolge:

1. Autor erstellt einen Entwurf: Änderungen werden vorgenommen und vorbereitet.
2. Freigabe konfigurieren: Beteiligte Personen für den Freigabeprozess festlegen.
3. Freigabe einreichen: Der Freigabeprozess wird gestartet.
4. Sequentielle Prüfung: Beteiligte prüfen nacheinander – Autor → Owner → Prüfer:innen → finale Freigabe.
5. Entscheidungspunkte: Beteiligte können genehmigen oder mit Kommentar ablehnen.
6. Veröffentlichen: Nach erfolgreicher Freigabe erfolgt die Veröffentlichung.
7. Versionierung: Die genehmigten Änderungen werden zur neuen aktiven Version.

Freigabe einrichten

Wenn Änderungen zur Freigabe eingereicht werden sollen, müssen die Beteiligten konfiguriert werden.
In SOPs erreichst du diesen Schritt über den Button „Major Version freigeben“.

Die Konfigurationsansicht zur Freigabe zeigt alle Rollen, die für den Review festgelegt werden müssen.

Wichtig bei SOPs: Vor dem Start des Freigabeprozesses muss zuerst eine Revision erstellt werden. Die Freigabe bezieht sich immer auf die aktuelle Revision, also stelle sicher, dass alle Änderungen enthalten sind.

Erforderliche Rollen im Freigabeprozess

Jede Freigabe benötigt vier Rollen:

1. Autor – Person, die das Objekt erstellt oder geändert hat
2. Owner – Verantwortliche Person aus fachlicher Sicht
3. Prüfer:innen – Eine oder mehrere Personen zur Prüfung
4. Final Reviewer – Person zur abschließenden Verifikation

Hinweis: Alle Rollen müssen zugewiesen werden. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen.

Aktive Freigabe verwalten

Sobald die Freigabe gestartet ist, wird das Objekt gesperrt – keine weiteren Änderungen möglich:

Der Banner zeigt, dass sich das Objekt im Freigabeprozess befindet.

Aktionen der Beteiligten

Sobald eine Person an der Reihe ist, stehen zwei Aktionen zur Auswahl:

• Genehmigen: Änderungen akzeptieren → Weitergabe an die nächste Person
• Ablehnen: Änderungen zurückweisen → mit Begründung

Jede Entscheidung erfordert einen Kommentar zur Nachvollziehbarkeit.

Freigabe abbrechen

Ein Abbruch kann nötig sein, wenn z. B.:

• eine Person verhindert ist (z. B. Urlaub, Krankheit)
• sich die Rollen ändern
• Fehler entdeckt wurden

Klicke dazu auf „Prozess abbrechen“ im Banner. Das Objekt wird entsperrt und kann erneut bearbeitet und eingereicht werden.

Ablehnungen

Bei einer Ablehnung wird der Prozess gestoppt:

Ablehnungsgrund ist dokumentiert, Prozess wird gestoppt.

Danach:

1. Änderungen vornehmen
2. Neue Revision erstellen
3. Freigabe erneut starten

Abschluss der Freigabe

Sobald alle Rollen zugestimmt haben, erfolgt die Veröffentlichung:

Der Banner zeigt Freigabedatum und Version.

Nur der Autor kann veröffentlichen. Danach:

• wird die Version aktiv
• sind Datum und Freigabehistorie dauerhaft gespeichert

Historie & Audit Trail

Die Historie dokumentiert alle Freigaben und Versionen:

• Wer hat wann genehmigt
• Kommentare der Beteiligten
• Abgelehnte Versionen sind gekennzeichnet
• Alle Änderungen nachvollziehbar

Damit ist ein vollständiger Audit Trail für regulatorische Zwecke gewährleistet.

Dashboard-Übersicht

Im Dashboard gibt es drei Panels zur Verwaltung:

Dashboard mit drei Bereichen zur Übersicht über Freigaben.

Persönliche Freigaben (links – 3)

• Zeigt alle Freigaben, an denen man beteiligt ist
• Status pro Rolle (Autor, Owner, Prüfer:in, Final Reviewer)
  • „Pending“ – Aktion erforderlich
  • „Approved“ – bereits geprüft
  • „Waiting“ – noch nicht an der Reihe
• Direkt zur Aktion springen

Globale Freigabeübersicht (rechts – 1)

• Überblick über alle laufenden Freigaben
• Status je Prozess
• Wer ist als Nächstes dran (mit Avatar)
• Fortschritt auf einen Blick

Audit-Protokoll (unten – 2)

• Zeitliche Liste aller Freigabeaktionen
• Wer hat was wann gemacht
• Filterbar und durchsuchbar
• Vollständige Historie aller Prozesse

Video-Tutorial

Videoanleitung: So funktioniert die Freigabe von SOPs: