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Freigabeprozess

Einführung​

Der Freigabeprozess in CertHub ist ein strukturierter Ablauf, der kontrollierte Änderungen an Objekten ermöglicht, indem er sicherstellt, dass alle Änderungen vor ihrer Aktivierung überprüft und genehmigt werden. Dieser Ablauf stellt eine wichtige Governance-Ebene dar – besonders für regulierte Dokumente und andere kritische Inhalte im Unternehmen.

Die Freigabefunktion erlaubt es mehreren Beteiligten, vorgeschlagene Änderungen zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. So wird gewährleistet, dass alle Aktualisierungen einem nachvollziehbaren, einheitlichen Pfad folgen. Dadurch entsteht eine gesicherte Verantwortungskette, die die Integrität des Dokumentationssystems schützt.

Der Freigabeprozess ist die digitale Entsprechung eines regulierten Genehmigungsablaufs – er ermöglicht nicht nur das Aktualisieren von Objekten, sondern auch deren formelle Sperrung nach der Freigabe. Weitere Änderungen können dann nur durch einen neuen Freigabeprozess erfolgen – wichtig für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen an die Dokumentenlenkung.

Wann sollte der Freigabeprozess verwendet werden?​

Der Freigabeprozess eignet sich besonders, wenn:

  • Änderungen an Dokumenten eine formelle Überprüfung erfordern (z. B. SOPs, Templates, Dokumente)
  • Mehrere Beteiligte Änderungen freigeben müssen, bevor sie gültig werden
  • Regulatorische Anforderungen einen dokumentierten Freigabeprozess verlangen
  • Eine lückenlose Prüfspur (Audit Trail) notwendig ist
  • Änderungen weitreichende Auswirkungen haben und sorgfältig abgewogen werden sollen
  • Ein Dokument formal gesperrt werden soll, um unautorisierte Änderungen zu verhindern

Ablauf des Freigabeprozesses​

Der Prozess folgt diesen Schritten:

  1. Autor erstellt Entwurf – Änderungen werden vorgenommen und als Entwurf gespeichert
  2. Freigabe konfigurieren – Beteiligte Personen werden definiert
  3. Freigabe starten – Der Prozess beginnt offiziell
  4. Schrittweise Prüfung – Beteiligte prüfen nacheinander: Autor → Owner → Reviewer → Final Reviewer
  5. Entscheidungen treffen – Beteiligte genehmigen oder lehnen ab (mit Kommentaren)
  6. Veröffentlichung – Nach vollständiger Freigabe kann der Autor die Änderungen veröffentlichen
  7. Versionierung – Die genehmigten Änderungen werden zur neuen Hauptversion des Objekts

Freigabe einrichten​

Sobald du bereit bist, deine Änderungen freizugeben, musst du die Beteiligten im Prozess festlegen. In SOPs erreichst du diese Ansicht über den Button „Hauptversion freigeben“.

Start Approval In der Freigabeansicht werden alle nötigen Rollen für den Prozess festgelegt.

Wichtig für SOPs: Vor dem Start des Freigabeprozesses musst du eine neue Nebenversion veröffentlichen. Die Freigabe bezieht sich immer auf die aktuellste Nebenversion.

Benötigte Rollen​

Jeder Freigabeprozess benötigt vier Rollen:

  1. Autor – Die Person, die das Objekt erstellt oder bearbeitet hat (normalerweise du)
  2. Owner – Verantwortlich für den fachlichen Inhalt
  3. Reviewer – Eine oder mehrere Personen zur Prüfung (mehrere möglich)
  4. Final Reviewer – Verantwortlich für die abschließende Freigabe

Hinweis: Alle vier Rollen müssen besetzt sein, damit der Prozess gestartet werden kann. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen.

Aktive Freigaben verwalten​

Nach dem Start ist das Objekt gesperrt. Änderungen sind nur noch durch einen Abbruch des Prozesses möglich.

Running Approval Ein laufender Freigabeprozess zeigt den Status der Beteiligten. Ein Banner zeigt an, dass das Objekt gesperrt ist.

Mögliche Aktionen der Beteiligten​

Jede beteiligte Person hat zwei Optionen:

  • Freigeben – Zustimmung zur Änderung, der Prozess geht weiter
  • Ablehnen – Ablehnung mit verpflichtendem Kommentar

Alle Entscheidungen werden dokumentiert und sind Teil des Audit Trails.

Freigabeprozess abbrechen​

Manchmal muss ein Prozess abgebrochen werden, z. B. wenn:

  • Ein Beteiligter krank ist oder im Urlaub
  • Die Rollen angepasst werden müssen
  • Inhaltliche Probleme auftreten

Über den Button „Prozess abbrechen“ im Banner kann der Prozess beendet und das Objekt wieder bearbeitet werden.

Umgang mit Ablehnungen​

Wird eine Änderung abgelehnt, wird der Prozess gestoppt:

Rejected Approval Bei Ablehnung wird der Kommentar dokumentiert und der Prozess abgebrochen.

Danach:

  1. Autor überarbeitet das Objekt
  2. Erstellt eine neue Nebenversion
  3. Startet einen neuen Freigabeprozess

Abschluss des Freigabeprozesses​

Nach vollständiger Freigabe erfolgt die Veröffentlichung:

Latest Main Version Nach Genehmigung durch alle Beteiligten kann die neue Version veröffentlicht werden.

Nur der Autor kann veröffentlichen. Die neue Version wird dann als aktive Version gespeichert. Freigabedatum und -verlauf werden dauerhaft protokolliert.

Freigabeverlauf & Audit Trail​

Im Verlauf findest du alle Informationen zu früheren Versionen und Entscheidungen:

  • Wer hat wann freigegeben?
  • Welche Kommentare wurden abgegeben?
  • Welche Versionen wurden abgelehnt?
  • Lückenlose Historie aller Änderungen

Diese Dokumentation erfüllt regulatorische Anforderungen an Änderungs- und Dokumentenkontrolle.

Dashboard-Übersicht​

Das CertHub-Dashboard enthält drei Bereiche zur Freigabeverwaltung:

Approval Dashboard Das Dashboard zeigt alle laufenden Freigaben auf einen Blick.

Persönlicher Freigabebereich (links – 3)​

Hier findest du alle Prozesse, an denen du beteiligt bist:

  • Deine Rolle (Autor, Owner, Reviewer, Final Reviewer)
  • Status deiner Beteiligung („Ausstehend“, „Genehmigt“, „Wartet“)
  • Direkter Zugriff auf ausstehende Aktionen

Globale Freigabeübersicht (rechts – 1)​

Zeigt alle laufenden Freigaben im Unternehmen:

  • Übersicht aller Prozesse
  • Status jedes Prozesses
  • Anzeige, wer als Nächstes aktiv werden muss
  • Fortschrittsanzeige

Freigabe-Audit-Log (unten – 2)​

Detailliertes Protokoll aller Freigabeaktivitäten:

  • Chronologische Ereignisliste
  • Wer hat was wann getan?
  • Alle Kommentare und Statuswechsel
  • Filter- und Suchfunktion

Video-Tutorial​

In diesem Video erfährst du, wie du eine SOP freigibst: