Welche Berechtigung brauche ich?
Eine Nachschlagetabelle von dem, was du tun möchtest zu der Berechtigung, die deine Rolle enthalten muss. Das Modell dahinter erklärt die Berechtigungen im Überblick; zum Ändern einer Rolle siehe Rollen und Berechtigungen verwalten.
Die Kurzfassung
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Read | Alles öffnen und ansehen |
| Create new | Ein neues Objekt anlegen – einschließlich Duplizieren, Importieren und Erzeugen einer Vorlage |
| Edit/Update | Ein bestehendes Objekt oder einen Entwurf ändern |
| Approve | Veröffentlichen, freigeben, Freigabeworkflows starten, genehmigen und ablehnen |
| Download | Exportieren, Dateien herunterladen, PDFs erzeugen |
| Delete | Ein Objekt löschen |
Die folgenden Tabellen sagen dir, welche Berechtigung eine Aktion benötigt. Sie beschreiben keine modulbezogene Vergabe: Eine Rolle mit Edit kann überall in CertHub bearbeiten. Siehe Berechtigungen gelten organisationsweit.
Fünf Punkte, die häufig überraschen
- Veröffentlichen ist Approve, nicht Edit. Eine neue Version einer SOP, eines Dokuments, einer Vorlage, eines Produkts, einer Produktfamilie, einer Knowledge Unit oder einer Submission freizugeben erfordert Approve. Eine Autorin oder ein Autor mit Edit und Create new kann die Version vorbereiten, aber nicht freigeben.
- Ablehnen ist ebenfalls Approve. Einen Freigabeschritt abzulehnen verwendet dieselbe Berechtigung wie das Freigeben.
- Exportieren ist Download, nicht Read. CSV-Export, EUDAMED-XML, Ordner-Export und jedes erzeugte PDF erfordern Download – auch für Inhalte, die du am Bildschirm bereits lesen darfst.
- Duplizieren und Importieren sind Create. Eine Kopie ist ein neues Objekt und benötigt deshalb Create new statt Edit.
- Einen Freigabeworkflow zu starten ist Approve, nicht Create. Der Start ist eine Aufgabe der Freigebenden, und CertHub verweigert ihn außerdem, wenn eine benannte prüfende Person Approve nicht besitzt – siehe Freigaben.
Produkte, Produktfamilien und Guidance
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Produkte und Produktfamilien ansehen, suchen, Klassifizierung nutzen, Guidance und Risikoanalyse ansehen | Read |
| Produkt oder Produktfamilie anlegen; Produkt duplizieren; Guidance erzeugen | Create new |
| Metadaten von Produkt oder Produktfamilie ändern; Revision committen; Aufgabenstatus ändern | Edit/Update |
| Produkt- oder Produktfamilien-Revision veröffentlichen | Approve |
| Produktdaten als CSV exportieren; EUDAMED-XML herunterladen | Download |
| Produkt oder Produktfamilie löschen | Delete |
Knowledge Topics, Knowledge Units und Schemas
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Knowledge Topics, Knowledge Units, deren Schemas und Schema-Bibliotheken ansehen | Read |
| Knowledge Topic oder Unit anlegen oder duplizieren; Schema oder Schema-Bibliothek anlegen; Schemas oder Units importieren | Create new |
| Knowledge Topic, Knowledge Unit oder Schema bearbeiten | Edit/Update |
| Knowledge Unit oder Knowledge-Unit-Schema veröffentlichen | Approve |
| Knowledge Units oder Schemas exportieren | Download |
| Knowledge Topic, Knowledge Unit, Schema oder Bibliothek löschen | Delete |
Prozesse (SOPs), Arbeitsanweisungen und Formulare
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| SOPs, Arbeitsanweisungen, Formulare, Kategorien und Versionshistorie ansehen | Read |
| SOP, Arbeitsanweisung, Formular oder Kategorie anlegen oder duplizieren | Create new |
| SOP-Entwurf starten | Create new oder Edit/Update |
| Entwurf bearbeiten; Entwurf committen | Edit/Update |
| SOP-Entwurf veröffentlichen | Approve |
| SOP oder Arbeitsanweisung als PDF herunterladen | Download |
| SOP, Arbeitsanweisung, Formular, Kategorie oder Entwurf löschen | Delete |
Direkte Änderungen an einer freigegebenen SOP weist CertHub unabhängig von Berechtigungen zurück. Jede Änderung läuft über einen Entwurf, und dessen Freigabe erfordert Approve. Eine Rolle mit Edit, aber ohne Approve, kann SOP-Änderungen also vorbereiten, aber nie freigeben – genau die beabsichtigte Trennung von Erstellung und Freigabe. Siehe Freigabe und Versionierung.
QM-Listen, Records und Global Elements
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| QM-Listen, Kategorien, Records und Global Elements ansehen | Read |
| QM-Liste oder Kategorie anlegen; Global Elements importieren; Filter-Tags und Group IDs anlegen | Create new |
| Record anlegen; Records in großer Zahl anlegen; Records im Batch duplizieren | Create new oder Edit/Update |
| QM-Liste, Kategorie, Record oder Global Element bearbeiten | Edit/Update |
| Global Elements exportieren; Audit-Report erzeugen | Download |
| Records (einzeln, mehrere oder nach Kontext), Listen, Kategorien, Filter-Tags oder Group IDs löschen | Delete |
Dokumente, Vorlagen und Ordner
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Dokumente, Vorlagen, Ordner und Revisionshistorie ansehen | Read |
| Dokument, Vorlage oder Ordner anlegen; duplizieren; importieren; Vorlage aus einer Datei erzeugen | Create new |
| Dokument- oder Vorlagenentwurf starten | Create new oder Edit/Update |
| Dokument- oder Vorlagenentwurf bearbeiten; Dokument live gemeinsam mit anderen bearbeiten; Dokument zusammenfassen | Edit/Update |
| Dokument- oder Vorlagen-Revision sperren oder entsperren | Edit/Update oder Approve |
| Dokument- oder Vorlagen-Revision veröffentlichen | Approve |
| Dokumente, Vorlagen oder Ordner exportieren; PDF erzeugen | Download |
| Dokument, Vorlage oder Ordner löschen | Delete |
Submissions, Submission-Vorlagen und Jurisdiktionen
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Submissions, Submission-Vorlagen und Jurisdiktionen ansehen | Read |
| Submission oder Submission-Vorlage anlegen oder duplizieren; Jurisdiktion anlegen | Create new |
| Submission, Submission-Vorlage oder Jurisdiktion bearbeiten | Edit/Update |
| Submission- oder Submission-Vorlagen-Revision veröffentlichen | Approve |
| Submission oder Vorlage exportieren; gerendertes Ergebnis herunterladen | Download |
| Submission, Submission-Vorlage oder Jurisdiktion löschen | Delete |
Freigaben
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Eigene offene Freigaben und jeden Freigabeprozess ansehen | Read |
| Freigabeworkflow für ein Objekt starten | Approve |
| Schritt freigeben, Schritt ablehnen, fehlgeschlagenen Schritt erneut ausführen | Approve |
| Freigabeprozess abbrechen | Delete |
Benennst du eine prüfende Person, deren Rollen Approve nicht enthalten, verweigert CertHub den Start des Workflows und nennt die betroffenen Personen – statt den Prozess später an einem Schritt hängen zu lassen, den niemand abschließen kann. Weise diesen Personen dann eine Rolle mit Approve zu oder leite den Schritt an jemand anderen.
Tracer
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Traces und Nodes ansehen; Matching einer SOP oder von Global Elements gegen bestehende Traces starten | Read |
| Trace-Verknüpfung anlegen, Traces im Batch verarbeiten, Traces kopieren | Create new, Edit/Update oder Approve |
| Trace- oder Matching-Entscheidungen absenden; Trace-Verknüpfung ändern | Create new oder Edit/Update |
| Node-Versionen aktualisieren | Create new, Edit/Update oder Approve |
| Trace oder Node löschen | Delete |
Dateimanager
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Dateien und Bilder durchsuchen, Dateiversionen ansehen | Read |
| Datei oder Bild hochladen; Datei-Tags ändern | Create new oder Edit/Update |
| Datei oder Bild herunterladen | Download |
| Datei löschen | Delete |
KI-Assistenten und Generierung
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Mit einem Assistenten chatten, Sitzung öffnen, vorgeschlagene Änderung ansehen | Read |
| Eine Änderung, die ein Assistent an einem Dokument vorgenommen hat, behalten oder zurücknehmen | Read |
| Assistenten-Definition anlegen oder ändern | Read |
| Vorlage erzeugen; Metadaten oder Prozessmodell extrahieren; Agentenlauf starten, stoppen oder fortsetzen | Create new |
| Knowledge-Topic-Inhalte aus Dateien oder Text generieren; Checkliste aus Text oder einer Datei erzeugen; Matching, Bulk-Matching oder Checklisten-Matching ausführen | Edit/Update |
| Den Document Writer ein Dokument ändern lassen | Edit/Update |
| Agenten-Sitzung oder Assistenten-Definition löschen | Delete |
Schreibt ein Assistent in ein Dokument, wird die Änderung sofort angewendet, damit du sie siehst. Anschließend behältst du sie oder nimmst sie zurück – dafür reicht Read auf dem Dokument.
Erinnerungen
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Erinnerungen ansehen | Read |
| Erinnerung anlegen | Create new |
| Erinnerung ändern | Edit/Update |
| Erinnerung löschen | Delete |
Rollen und Benutzer
Rollen anzulegen, Berechtigungen zu ändern und Benutzer zuzuweisen wird von keiner der sechs Berechtigungen abgedeckt. Dafür ist die separate Einstellung Can manage roles nötig, die bei der Einrichtung deiner Organisation festgelegt wird und normalerweise nur Admin besitzt. Siehe Rollenverwaltung.
Eine Rolle für eine Funktion zusammenstellen
Drei gängige Zuschnitte als Ausgangspunkt:
| Funktion | Zu vergebende Berechtigungen |
|---|---|
| Auditor oder Beobachterin mit reinem Lesezugriff | Read, dazu Download, falls Nachweise mitgenommen werden müssen |
| Autor – bereitet Inhalte vor, gibt sie nicht frei und startet keine Freigaben | Read, Create new, Edit/Update |
| Freigebende – prüft und gibt frei, erstellt nicht | Read, Approve, meist Download |
Vergib Delete nur dort, wo eine Funktion es wirklich braucht. Ein Dokument über Versionierung abzulösen ist das auditierbare Äquivalent und erhält die Historie.
Wenn etwas blockiert ist
| Was du siehst | Was es bedeutet |
|---|---|
| „No access assigned. Contact your administrator“ | Du hast keine Rolle, oder keine deiner Rollen enthält Read |
| „You do not have write access“ | Die Aktion benötigte Edit, Create, Approve, Download oder Delete, und keine deiner Rollen enthält das |
| Eine ausgegraute Schaltfläche | Die Oberfläche spiegelt deine Berechtigungen wider; suche die Aktion in den Tabellen oben und prüfe diese Berechtigung an deinen Rollen |
| Eine Meldung, die prüfende Personen ohne Freigabeberechtigung nennt | Du startest einen Freigabeworkflow und die Rollen einer benannten prüfenden Person enthalten Approve nicht |
| 403 Forbidden über die API | Dieselben Regeln, angewendet auf den Benutzer, der den API-Key erstellt hat – siehe API-Berechtigungen |
Berechtigungsänderungen greifen innerhalb von etwa einer Minute. Wenn du gerade eine Rolle erhalten hast und weiterhin blockiert wirst, lade zuerst die Seite neu.